اين هفته براي برند شما عالي بوده است. يك پست در وبلاگ كار نشر محتواي شما را در رسانه هاي جمعي شروع كرد، يك پايگاه خبري تصاويري را نشان داد كه مي توانيد قسم بخوريد از ويديوهاي شما استفاده كرده‌اند و مدير فروشتان شما را در مورد كپي گرفتن از ورقه‌اي سفيد به ستوه آورده است كه تيم محتوايي تان دو سال قبل توليد كرده است. بله همه چيز درباره مديريت محتوا است.
براي چك كردن اوضاع تمامي اين موضوعات، ايميلي را به تيم توليد محتوا خود ارسال مي‌كنيد و در مورد دسترسي به موجودي محتواي خود سوالاتي مي‌پرسيد – پيدا كردن اين‌ها در سرور خودتان كمي مشكل به نظر مي رسد. نيم ساعت بعد، دو جواب دريافت مي‌كنيد كه به شما مي‌گويد اين موضوع در حال بررسي است، به همراه يك كپي از يك فايل Word كه به نظر مي‌رسد چندين ماه است بروزرساني نشده، سپس يك گوگل شيت و در نهايت صفحه اي پشت و رو براي شما مي فرستند؛ در عين حال متخصصين شما در تلاش‌اند تا بفهمند كه كدام يكي از اين مدارك معتبرترند. در اين مدت زمان، ويبره گوشي تان به لرزه درمي‌آيد و پيامي از مدير فروش سمج خود دريافت مي كنيد كه …
مديريت محتوا براي بسياري از تيم‌ها يك مشكل بزرگ است. در چند سال گذشته، مسئوليت‌ها و سرعت تيم‌هاي محتوايي تا مقدار زيادي رشد كرده است، كه مي‌تواند به دنبال كردن مقدار محتواي بسيار بيشتري منتهي شود. اگر موجودي محتوا به درستي ساخته شود، مي‌تواند كارهايي بسيار بيشتر از تسريع كار تيم محتوايي انجام دهد؛ همچنين اين كار مي‌تواند به عنوان منبعي عالي براي كل تيمتان تلقي شود تا هميشه توانايي استفاده از مطالبي را كه منتشر كرده ايد را داشته باشند.
چهار ركن اصلي سيستم مديريت محتوا
درست كردن يك موجودي محتوايي قدرتمند كه توانايي حمايت همه جانبه از برندتان را دارد به چه چيزهايي نياز دارد؟
براي چنين كاري هيچ راه حل همه پسندي وجود ندارد. يك سيستم مديريت محتوا عالي زبان، فرآيندها، و مواردي را بازتاب مي‌دهد كه منحصر به تجارت شما هستند. اما تعدادي ركن اساسي وجود دارند كه قادرند به ساختن هر سيستم مديريت محتوا كمك كنند.
اهميت محتوا آنچنان است كه بيل گيتس آن را پادشاه دنياي وب خوانده است با اين نظر موافقيد اگر هنور در پادشاهي محتوا شك داريد لطفا مقاله : آيا هنوز محتوا پادشاه است؟ را در بلاگ نوين ماركتينگ بخوانيد.
ركن نخست: دردسترس بودن
يك موجودي محتواي عالي چندمنظوره است. اين سيستم وضعيت توليد محتوا را به توليدكنندگان محتوا و مديريت اطلاع مي‌دهد، در حالي كه اطلاعات تاريخي بيشتري را در اختيار تيم‌هاي بازاريابي و فروش قرار مي‌دهد كه ممكن است به دنبال مطالب شما باشند. بنابراين، سيستم مديريت محتوا ايده آل شما بايد قابل دسترس بودن را در اولويت قرار دهد: چگونه مي‌خواهيد موجودي محتواي خود را بسازيد كه نه تنها توسط تيم هاي اوليه، بلكه توسط تيم هاي ارتباطاتي هم به راحتي قابل دسترسي باشد؟
دو روش براي رسيدن به اين مهم وجود دارد. اولين روش كمي بسته است، چرا كه اجازه دسترسي، تنها به تيم محتوايي محدود شده است، اما يك فرآيند ساده و رسمي هم براي بخش‌هاي ديگر قابل انجام است تا بتوانند براي استفاده از محتوا درخواست دهند.
روش ديگر استفاده از فرآيند اجازه گرفتن براي “باز كردن” محتوا است. با اين روش، موجودي محتوا توسط بيشتر بخش ها قابل دسترسي و خواندن است، اما اجازه ويرايش كردن تنها به تعدادي كاربر مشخص محدود مي‌شود. اين روش براي سازمان‌هايي مفيد است كه جست و جوي محتوايي در آنها بسيار زياد است (براي مثال، اگر تيم فروشتان براي در ميان گذاشتن محتوا با مشتريان احتمالي آموزش ديده‌اند)، يا براي تيم هايي كه جور ديگري نمي‌توانند اطلاعات گردش كار را تراز كنند.
ركن دوم: به وقت بودن
موجودي محتواي شما هميشه بايد به روز باشد.
اگرچه اين نكته براي هيچكس چيز عجيبي نيست، اما باز هم يكي از بزرگترين مشكلات تيم‌هاي محتوايي باقي مانده است. با وجود همه اطلاعاتي كه از موجودي محتوا انتظار داريم، درست كردن ورودي مي‌تواند كاري زمانبر باشد كه به سرعت در توده‌هاي درهم و برهم يك دوره توليدي شلوغ گم مي‌شوند.
دو راه كليدي وجود دارند كه مي‌توانيد با استفاده از آنها محتواي خود را به روز نگه داريد از اين راه به مديريت محتوا بپردازيد. اولين راه اين است كه موجودي محتواي خود را وارد گردش كار توليد محتوا خود كنيد تا بتواند به عنوان يك ابزار در اختيار تيمتان باشد. براي مثال، يك تيم محتوايي كم سرعت تر مي تواند اطلاعات مختلف را در يك گوگل شيت با همديگر مقايسه كرده و سپس از همان صفحه براي ارائه در جلسات سردبيري استفاده كند.
با اين حال، براي تيم‌هايي كه محتواي زيادي را به صورت مداوم توليد مي‌كنند، راهي مفيدتر اين است كه محتواي خود را در محيط سازماندهي شده قدرتمندتري ذخيره و مرتب كنند كه توسط نرم افزار بازاريابي محتوايي شركت پشتيباني مي شود. فناوري هاي مانند نرم افزار مديريت دارايي هاي ديجيتال Skyword360 (DAM) به شما اجازه مي دهند همه دارايي هاي خود را – اعم از عكس، ويديو و حتي كتاب هاي الكترونيكي – گردآوري كنيد، تا هر زمان كه نيازهاي فعلي‌تان حكم كردند قابل ديدن و ويرايش باشند.
اگر ابزارهاي درست سازماندهي داشته باشيد، مي‌توانيد به راحتي دارايي‌هاي محتوايي خود را منظم كرده و اطمينان حاصل كنيد كه همه آنها با استانداردهاي فعلي نشان تجاري‌تان همخواني دارند و اينكه موجودي محتوايتان به روز است.
دومين مورد كليدي در مورد به روز بودن در مديريت محتوا اين است كه بازديد و حسابرسي را به بخشي دائمي از فرآيندهاي مديريت محتوا خود تبديل كنيد. مشاهدات دائمي توسط مديريت به علاوه حسابرسي هاي گاه گداري معمولا براي دقيق نگه داشتن اطلاعات فعلي و تاريخي بسيار كارآمد هستند.
ركن سوم: گردش كاري
بازاريابان معمولا فكر مي‌كنند كه ما افرادي چندكاره‌ايم، و بسياري از ما واقعا به اين صورت هستيم. اما واقعيت انتشار محتوا اين است كه بيشتر تيم‌ها در صورتي مي توانند بهترين عملكرد خود را داشته باشند كه برنامه خود را براي انجام كارهاي مختلف تقسيم بندي كنند: انگارسازي و تفكر از خلاقيت و همكاري به دست مي آيند، در حالي كه ويراستاري و توليد معمولا به دليل تمركز فردي و موشكافانه به اوج خود مي‌رسند.
توليد محتواي شما هر كدام از مراحل را به شيوه‌اي منحصربه فرد طي مي‌كند، و بيننده‌اي كه مي‌خواهد به موجودي محتواي شما نگاه كند بايد قادر باشد سريعا پيشرفت فعلي شما را ارزيابي كند. علاوه بر اين، هر كدام از اعضاء تيم شما بايد بتوانند اطلاعاتي را جدا كنند كه به دنبالش هستند تا بتوانند آن را با كار خودشان هماهنگ كنند – از يك متخصص محتوا گرفته، تا يكي از اعضاء تيم فروش كه از آن اطلاعات براي يكي از كارهاي خود استفاده مي كنند.
ركن چهارم: چرخه عمر
به همان شيوه اي كه موجودي محتوا بايد با گردش كاري هماهنگ باشد، يك سيستم مديريت محتوا عالي اطلاعاتي را در مورد هر كدام از ورودي‌ها گردآوري و ذخيره مي‌كند كه با چرخه عمر محتوايتان هماهنگي دارند. ايده‌ها نسبتا اطلاعات كمتري را به خود اختصاص مي‌دهند. كارهايي كه در نهايت به مرحله توليد مي رسند ممكن است اطلاعات جديدي را به دست آورند، كه از جمله آنها مي‌توان به كلمات كليدي، كمپين هاي مرتبط يا اطلاعات موضوعي و همچنين وضعيت توليد و بازبيني اشاره كرد. به محض اينكه مطلب شما آماده شد، اطلاعاتي مانند آدرس اينترنتي و تاريخ انتشار بايد به همراه آن ثبت شوند.
نكته كليدي دراين قسمت از مديريت توليد محتوا اين است كه به روزرساني اطلاعات بايد به صورت سازمان يافته انجام شود، تا با فرآيند توليد محتوا هماهنگ باشد و از هر گونه شكاف اطلاعاتي جلوگيري به عمل آيد كه ممكن است يكپارچگي محتواي شما را تحت تاثير قرار دهد. اين مرحله از مديريت محتوا همه اركان ديگر را به يكديگر مرتبط مي‌سازد و در واقع موجودي محتواي شما را به ابزاري مناسب براي كارهاي مختلف تبديل مي‌كند.
تكرار سبكي از زندگي است
فرآيند سازماندهي در يك فضاي محتوايي بسيار سريع مي‌تواند مشكل ساز باشد. تلاش‌هاي اولتان ممكن است چندان جالب نباشند، اما مسئله‌اي نيست. درست مانند هر فرآيند ديگري در بازاريابي محتوايي، سازماندهي يك تلاش تكراري است. براي اينكه بيشترين استفاده را از چنين فضايي ببريد، سعي كنيد آن دسته از سوالات را ثبت كنيد كه به صورت مدام در مورد اطلاعاتتان دريافت مي‌كنيد، و گاها به دنبال راه هايي بگرديد جواب‌هاي ممكن را با عادي ترين سوال هاي دريافتي مرتبط كنيد.
اما بيشتر از هر چيز ديگري، سعي كنيد تيم و سازمان خود را به صورت يكپارچه درآوريد تا منافعي را درك كنند كه يك محتواي منظم مي تواند فرآهم آورد. با برنامه ريزي و كمي تلاش، اين كار مي‌تواند به يك منبع كم زحمت و پربازده تبديل شود كه نشان تجاري‌تان را در مورد محتوايي كه توليد مي‌كنيد به وجد خواهد آورد، و همچنين نسبت به استفاده مناسب از آن اقدامات لازم را انجام خواهد داد.
